大型活動的策劃和實施

大型活動策劃和實施是公(gōng)關工(gōng)作(zuò)常用(yòng)的技(jì )術手段。要有(yǒu)效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什麽樣的情況下使用(yòng)大型活動？大型活動策劃有(yǒu)什麽技(jì )巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有(yǒu)利于我們把大型活動組織的更加完善。

一、大型活動的定義

大型活動是一項有(yǒu)目的、有(yǒu)計劃、有(yǒu)步驟地組織衆多(duō)人參與的社會協調活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一，大型活動要有(yǒu)鮮明的目的性。大型活動往往耗費很(hěn)多(duō)資源，包括人力、物(wù)力。如一個産(chǎn)品要進入一個中(zhōng)心城市，恐怕要花(huā)數百萬元的傳播費用(yòng)。這樣大的花(huā)費，為(wèi)什麽還要組織這樣的大型活動呢(ne)？當然是為(wèi)了企業的傳播需要，為(wèi)了吸引更多(duō)的人去購(gòu)買他(tā)的股票，這是大型活動的目标。沒有(yǒu)目的而耗費資金做活動是不可(kě)能(néng)的，目的不鮮明也是不值得的。

第二，要有(yǒu)計劃性。凡事都應有(yǒu)計劃，大型活動更不例外，而且更要求有(yǒu)周密的計劃。

第三，衆多(duō)人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有(yǒu)衆多(duō)的人參與，但并不是參與人數多(duō)就是大型活動。一個單位有(yǒu)一萬個職工(gōng)，要開一個全體(tǐ)大會，也是衆多(duō)人參與，你能(néng)說這是大型活動嗎？大型活動和小(xiǎo)型活動的根本區(qū)别不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。

二、大型活動的特點

1、必須有(yǒu)鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公(gōng)關目标而确立的目的。我們在讨論這個問題的時候，有(yǒu)人喜歡問：假如一個機構的公(gōng)關目标跟社會需求發生矛盾時，你作(zuò)為(wèi)該機構的公(gōng)關顧問，應該怎樣處理(lǐ)這個問題？其實這樣的問題非常簡單，一個組織的形象隻有(yǒu)永遠(yuǎn)與社會協調同步，才有(yǒu)可(kě)能(néng)在社會環境中(zhōng)樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領了銷售市場，或者說提高了市場占有(yǒu)率，但最終還是要退出這個市場的。

因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業的立場上。

2、廣泛的社會傳播性。公(gōng)關的大型活動本身就是一個傳播媒體(tǐ)，其作(zuò)用(yòng)像一個大衆傳播媒介，隻不過這個傳播媒介在大型活動沒有(yǒu)組織之前是不發生傳播作(zuò)用(yòng)的，一旦這個活動開展起來，就能(néng)産(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公(gōng)衆與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公(gōng)衆傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中(zhōng)必須考慮到一個很(hěn)重要的特點。

3、嚴密的操作(zuò)性。在組織大型活動的過程中(zhōng)，給我們成功與失敗的機會隻有(yǒu)一次。因為(wèi)大型活動不同拍電(diàn)影、電(diàn)視， 拍電(diàn)影、電(diàn)視能(néng)拍三、四組鏡頭，最後再重新(xīn)編輯，但是策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。

活動策劃

三、大型活動策劃

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公(gōng)關四步工(gōng)作(zuò)法的要求執行：

第一，就是要把活動作(zuò)為(wèi)一個項目确定下來，這個活動要不要做？為(wèi)什麽做？一定要很(hěn)清晰。

第二，進行調查和可(kě)行性研究。做調查，大家很(hěn)清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有(yǒu)其特殊性，例如調查的内容：國(guó)家關于大型活動方面的政策和法規、公(gōng)衆關注的熱點、曆史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的内容。可(kě)行性研究，是一個十分(fēn)重要的工(gōng)作(zuò)步驟。研究範圍包括大型活動的社會适應性，包括社會環境和目标公(gōng)衆的适應性。财力适應性、效益的可(kě)行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有(yǒu)利于我們宣傳方面節省費用(yòng)？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有(yǒu)效，大型活動就不一定做了。還有(yǒu)社會物(wù)質(zhì)水平的适應性，大型活動需要動用(yòng)許多(duō)社會物(wù)質(zhì)，許多(duō)創意也需要物(wù)質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現代科(kē)研成果。最後一個是應急能(néng)力的适應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多(duō)的是安(ān)全設施問題，這些都是我們要進行可(kě)行性研究的範疇。

第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特别強調群體(tǐ)創意的概念。當今的時代已經不像三國(guó)演義時代要有(yǒu)一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什麽妙計來，而是靠不同學(xué)科(kē)的組合群體(tǐ)策劃。這不是泯滅個人的創意，集體(tǐ)創意的過程也始終貫穿着個人的創意過程，作(zuò)為(wèi)現代策劃，需要的是多(duō)個學(xué)科(kē)的綜合和集體(tǐ)的智慧，而不是某個大師的傑作(zuò)。

第四，方案論證。方案不僅要有(yǒu)論證，而且要有(yǒu)科(kē)學(xué)的論證，方案論證通常使用(yòng)定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。

四、操作(zuò)實施過程應注意的問題

1、實施操作(zuò)設計。我們應該非常重視實施方案的操作(zuò)設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很(hěn)好，但是由于缺乏操作(zuò)設計，在操作(zuò)過程中(zhōng)出現很(hěn)多(duō)問題，違背了原創精(jīng)神或者沒有(yǒu)達到原創水平。所以，在原則方案确定以後，還要進一步進行操作(zuò)設計，操作(zuò)設計必須包括比較準确的财務(wù)預算。

2、辦(bàn)理(lǐ)審批手續。有(yǒu)人覺得辦(bàn)審批很(hěn)繁瑣，怕麻煩。但在實際工(gōng)作(zuò)中(zhōng)，我們應該希望得到有(yǒu)關單位的審批。

3、實施操作(zuò)程序的管理(lǐ)。程序化管理(lǐ)是一種科(kē)學(xué)的管理(lǐ)意識，隻有(yǒu)程序化實施，才能(néng)有(yǒu)标準化、科(kē)學(xué)化管理(lǐ)，因而實施設計，重要的是設計出操作(zuò)的規範程序。

4、設計評估标準。一個大型活動的評估應該有(yǒu)一個準确的評估标準。現在很(hěn)多(duō)方案做好以後，往往忽略做評估标準方案，包括我們的客戶很(hěn)少要求我們做評估方案，更不願意付出費用(yòng)，讓專業公(gōng)司給他(tā)做評估報告。評估标準，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可(kě)以讓客戶在完成這個方案以後，根據設定的标準作(zuò)出科(kē)學(xué)評估。

五、策劃的技(jì )巧。

一是創造活動的“眼”，“眼”的概念是從文(wén)章的文(wén)眼、歌曲的歌眼中(zhōng)引伸出來的。大型活動策劃同樣需要創造這樣一個非常精(jīng)彩的地方，要有(yǒu)高潮，要把這個環節設計得更有(yǒu)傳播性，這是大型活動創意的核心和關鍵。

二是應該有(yǒu)一個比較能(néng)夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳闆，很(hěn)清晰，而且它有(yǒu)中(zhōng)英文(wén)，這些宣傳闆帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國(guó)際公(gōng)共關系交流的概念，這是很(hěn)用(yòng)心思的策劃。我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有(yǒu)很(hěn)多(duō)人不太重視，他(tā)們隻考慮某一個活動環節上的創意，而忽略了場地上的創意。

在大型活動的策劃和實施過程中(zhōng)，還有(yǒu)很(hěn)多(duō)技(jì )巧可(kě)以利用(yòng)，隻要我們不斷總結提高，就一定能(néng)創作(zuò)出更多(duō)、更有(yǒu)影響力的大型活動。